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2006年08月17日
前記事材料管理について（モリタサマーフェア2006より）でも書いた注文が1週間ほど前に来ました。今回は少なめでこれくらい。
今回は当院の在庫管理について。
1)注文のチェック
商品が来たら伝票と数が合っているか、間違って注文したものはないか、頼みすぎ、少なすぎがないかをチェックします。数が多いので商品の間違いがあったり、実際に手にとってみると多すぎたなあ、と感じたりしますので一通りチェックは欠かせません。
2)棚に収納
管理棚はなるべく同じ種類、用途のものを一箇所に置くようにしています。在庫が切れた際、複数の場所をチェックしていたら面倒だし漏れが生じやすいです。可能なら無くなったことが一目でわかるのが理想ですね。
商品を収納する際には、新しいものを奥に、古いものを前に出すのが基本です。
棚卸しも兼ねていますので、古くなった材料や使わなくなった材料は捨てます。よく収納棚はいくらあっても足りないと聞きますが、当院ではすっきり収納、場所は余っています。
3)伝票をエクセルに入力
材料はエクセルで管理しています。わざわざ入力の手間をかける理由は
・1年に何個使ったかわかる
・値段のチェック
・年末年始の棚卸しに使用しやすい
・修理の際は前回の修理がいつだったかわかる。
などです。明らかに5年に1回しか頼まないようなものまでは入力しません。
1年ごとに1つのファイルにして、ワークシートは「材料薬剤」「消耗品」「衛生管理」など勘定項目で分けています。スタッフにはわかりづらいようなので分け方は替えようかと思っています。年を追うごとにファイルが増えてくるので、今さらですがファイルメーカーなどのデータベースソフトで作ればよかったかなと思います。
いずれにしてもこの作業によりおおまかな年間の使用数を掴めますので、次回注文する際の目安にします。材料の劣化リスクや新製品に変更することも踏まえて注文数は半年分を目安にしています。何個頼むか悩むことなく機械的に処理するわけです。
以上、普通に頼んだ方が早いように思われるかもしれませんが、慣れるとたいした作業ではありません。それよりも、ある日突然在庫切れに気付いて慌てて電話して持ってきてもらうことが無くなってストレスが減少しました。コストダウンにも役立ちます。歯科関係者の方、いかがでしたか？また続編をいつか書きます。
投稿者 fujix : 2006年08月17日 06:16